Die ausgefüllte und unterschriebenen Vollmachten sendest Du bitte an
PeoplesSquare GmbH
Neckarauer Str. 6
68766 Hockenheim
Warum eine Empfangsvollmacht?
ine Empfangsvollmacht ist ein wichtiges Dokument, das es ermöglicht, dass eine andere Person oder ein Team in deinem Namen Postsendungen empfangen, bearbeiten und weiterleiten kann.
Besonders in folgenden Situationen ist eine solche Vollmacht sinnvoll:
- Du möchtest sicherstellen, dass wichtige Dokumente wie Einschreiben, Pakete oder Nachnahmesendungen rechtzeitig bearbeitet werden.
- Es geht um die Digitalisierung und Weiterleitung von Postsendungen.
Unsere Vorlagen sind speziell darauf ausgelegt, rechtliche Anforderungen zu erfüllen und dir den Alltag zu erleichtern.
Welche Vollmachten bieten wir an?
1.Empfangsvollmacht für Post:
•Erlaubt einer oder mehreren Personen, in deinem Namen Postsendungen entgegenzunehmen und bei Bedarf bei der Post abzuholen.
•Gültig für alle Arten von Post, einschließlich Einschreiben, Paketen und eigenhändig auszuhändigenden Sendungen.
2.Erweiterte Postbearbeitungsvollmacht:
•Beinhaltet das Öffnen, Scannen und Weiterleiten von Postsendungen.
•Geregelt durch eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV), um Datenschutz und DSGVO-Konformität sicherzustellen.
3.Vernichtungsrichtlinie:
•Definiert den sicheren Umgang mit physischen Dokumenten nach der Bearbeitung.
•Garantiert die Einhaltung von Standards wie DIN 66399.
Warum eine Empfangsvollmacht?
ine Empfangsvollmacht ist ein wichtiges Dokument, das es ermöglicht, dass eine andere Person oder ein Team in deinem Namen Postsendungen empfangen, bearbeiten und weiterleiten kann.
Besonders in folgenden Situationen ist eine solche Vollmacht sinnvoll:
- Du möchtest sicherstellen, dass wichtige Dokumente wie Einschreiben, Pakete oder Nachnahmesendungen rechtzeitig bearbeitet werden.
- Es geht um die Digitalisierung und Weiterleitung von Postsendungen.
Unsere Vorlagen sind speziell darauf ausgelegt, rechtliche Anforderungen zu erfüllen und dir den Alltag zu erleichtern.
Hintergrund zur Postbearbeitung
Postempfang und -bearbeitung:
Die Bevollmächtigten können folgende Aufgaben übernehmen:
•Empfang und Abholung der Post bei der Poststelle.
•Prüfung der Inhalte (z. B. Verträge, Rechnungen oder persönliche Dokumente).
•Digitalisierung und sichere Weiterleitung der Post.
Datenschutz und Vertraulichkeit:
•Der Umgang mit Postsendungen ist streng geregelt durch das Postgeheimnis (§ 202 StGB) und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
•Durch eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung und Vertraulichkeitsvereinbarung wird sichergestellt, dass alle Prozesse rechtlich abgesichert sind.
Vernichtung nach DIN 66399:
Nach der Verarbeitung wird die Post gemäß höchsten Sicherheitsstandards vernichtet, um zu verhindern, dass vertrauliche Informationen in die falschen Hände geraten.
Ausfüllhilfe für die Vollmachten
1. Empfangsvollmacht:
• Vollmachtgeber: Trage hier deinen vollständigen Namen und deine Adresse ein.
• Vollmachtnehmer: Füge die Namen der Personen ein, die in deinem Namen die Post entgegennehmen dürfen.
• Geltungsdauer: Die Vollmacht ist standardmäßig unbefristet, kann aber jederzeit widerrufen werden.
• Unterschrift: Unterschreibe die Vollmacht handschriftlich.
2. Erweiterte Postbearbeitungsvollmacht:
• Vollmachtgeber und -nehmer: Fülle wie bei der Empfangsvollmacht aus.
• Erlaubte Handlungen: Beachte, dass diese Vollmacht explizit das Öffnen und die Verarbeitung der Postsendungen regelt.
• Ausweiskopie: Eine Kopie des Ausweises des Vollmachtgebers sollte beigelegt werden, da sie bei der Post oder anderen Stellen verlangt wird.
3. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV):
• Nutze die Vorlage, um sicherzustellen, dass der Umgang mit personenbezogenen Daten rechtskonform erfolgt.
• Ergänze technische und organisatorische Maßnahmen, die du für die sichere Verarbeitung der Daten einsetzt (z. B. Verschlüsselung, Zugriffskontrollen).
4. Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA):
• Unterschreibe die NDA und lasse sie von allen Personen unterschreiben, die Zugriff auf die Post oder die digitalisierten Daten haben.
So funktioniert der Download:
1.Wähle die passende Vorlage aus:
Unsere Vorlagen sind übersichtlich und sofort nutzbar.
2.Lade die Vorlage herunter:
Die Dokumente stehen als Word- oder PDF-Datei zum Download bereit.
3.Bearbeite und personalisiere:
Ergänze die erforderlichen Informationen (Name, Adresse, spezifische Rechte).
4.Unterschreibe und los geht’s:
Übergebe die Vollmacht oder hinterlege sie direkt bei der Poststelle.
Wann brauche ich eine Empfangsvollmacht?
Du benötigst eine Vollmacht, wenn eine andere Person für dich Postsendungen entgegennehmen oder abholen soll. Besonders wichtig ist dies bei Einschreiben oder eigenhändig auszuhändigenden Dokumenten.
Ist die Vollmacht rechtlich bindend?
Ja, die Vollmacht ist rechtsverbindlich, wenn sie vollständig ausgefüllt und unterschrieben ist.
Brauche ich eine Ausweiskopie?
In der Regel verlangt die Post eine Ausweiskopie des Vollmachtgebers, um die Vollmacht zu überprüfen. Die Kopie sollte bestimmte sensible Daten geschwärzt enthalten.
Wie vernichte ich die Post ordnungsgemäß?
Nach DIN 66399 ist die Sicherheitsstufe P-4 oder höher für vertrauliche Dokumente erforderlich. Alternativ kannst du zertifizierte Dienstleister wie REISSWOLF beauftragen.
Rechtliche Hinweise
Diese Vorlagen dienen zur Orientierung und stellen keine Rechtsberatung dar. Bei spezifischen Fragen empfehlen wir, einen Anwalt oder Datenschutzbeauftragten hinzuzuziehen.
